公文管理制服度

⑴ 公文考核的标准

行政机关可以参照国家行政机关公文格式（国务院办公厅秘书局编二000年十一月）

国家行政机关公文格式

国务院办公厅秘书局编

二000年十一月

1 范围

本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

3 定义

本标准采用下列定义。

3．1 字 word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3．2 行 line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。

5 公文用纸幅面及版面尺寸

5．1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。

5．2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm

版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

7 排版规格与印装要求

7.1 排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

7.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

7.4 装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

8 公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

8.1 眉首

8.1.1 公文份数序号

公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序

编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。

8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

8.1.3 紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8． 1。4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定

的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

⑵ 管理办法的公文格式范文

不知道你要什么公文。

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
下面就各个文种作一介绍。
一、命令（令）
命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。
命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。
1．公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一般有“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。颁布令后面要附上所颁布的法规文件。
2．行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。
命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。
命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。使受令方一目了然，易于执行。
执行要求是命令事项的补充，对受令方提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。
3．嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般包括4个部分：优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和希望。
优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。
嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，不能夸张渲染。
二、决定
决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。
决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：
1．表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。
2．处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《国务院关于全面推进依法行政的决定》（国发〔1999〕23号）等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。
三、公告
公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型。
第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。
第三类是向特定对象发布的公告。
公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如（《公告》）。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。
四、通告
通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。
通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。
通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。
拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。
五、通知
通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。
通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。
按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：
1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《××省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转（＜××日报＞）发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。
2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。
3．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
4．要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。
5．任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇
六、通报
通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。
通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。
（一）表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。
表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。
希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。”
（二）批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。
这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
七、议案
议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。
议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。
八、报告
报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。
报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。
1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。
根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。
综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。
专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。
2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。
3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。
九、请示
请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示可以分为三种类型。
第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。
第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。
第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：
第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。
第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。
第四，它的格式也包括标题。正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。
十、批复
批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。
批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。
批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。
批复根据，要极其简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题，都是一句话就可以说清楚的。
批复事项是主要部分，要针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。有些批复，不是简单地就请示事项表明态度，还应根据需要给予具体指示。
批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对方接受，及时作出相应安排。
撰写批复时应注意：
第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时，应写明引据出处，以备执行中查考。
第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部门会签或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”，也可以不写。
十一、意见
意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”
意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。
意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
十二、函
函：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。
函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。
较为正规的公函，格式可分为三部分：
开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。
正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。
结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“特此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。
撰写函件应注意：
第一，要写的内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。
第三，恰当使用习惯用语。
十三、会议纪要
会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。
办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：××省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意：
第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。
第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

⑶ 公司文件管理制度怎么写

档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档
案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，
各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照
本制度的规定分别立卷归档。
第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负
责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备
案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的
档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章 文书档案立卷归档方法
第一节 文件资料的收集管理
第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门
收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员
办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
第七条 各系统、部门档案员的职责：
（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
第二节 归档范围
第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典
型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计
划等文件资料。
第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工
作记录（表单）及工作简报。
第十三条 信访工作资料。
第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像
等。
第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。
第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。
第三节 平时归卷
第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档
案员集中统一保管。
第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷
使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐
全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保
存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节 立卷
第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与
批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得
分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文
有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复
文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一
年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在
会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列
在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿
在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并
进行系统的排列。
第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说
明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按
裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三
孔一线封底打活结的方法装订。
（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考
表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

注意：如果公司还有音像制品或录像等的文件，还要写在制度里。

⑷ 《国家行政机关公文处理办法》中规定，行政公文的种类共有（ ）种

国家行政机关公文最新版本有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，比2000年8月的版本多了决议和公报两个文种。

行政公文主要有以下特点：

1、有法定作者制发。法定作者指依法成立并能以自己名义享有权利承担义务的社会组织及其领导人。

2、具有法定的权威性和现行效用。法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。现行校用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力具有依据和凭证功能。

3、公文具有规范的体式和特定的处理程序。公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。收文和发文均有一定的处理程序各环节皆有顺序性和规范性不得自行其是。

(4)公文管理制服度扩展阅读：

主体部分：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

XXX关于XXX的函（2号小标宋体） 主送机关：（标题下一行顶格，3号仿宋） X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字） 特此函达，恳请批复。（结语灵活变动） 附件：1.X X X(正文下一行右空两字) 2.X X X

单位名称（附件下两行居成文日期中） 成文日期（右空四字用阿拉伯数字）。

⑸ 公文处理的基本原则是什么

1．法制原则。其内涵是通过法律、法规、规章和制度对公文处理活加以调整和规范，将处理方法手段、程序手续、行为准则与方式法规化、制度化。

2．实事求是原则。其内涵是一切从实际出发，解决实际问题，如实反映情况，使判断合乎实际，方法措施切实可行。

3．全面质量原则。其内涵是在公文处理活动中必须追求其全部构成因素、全部过程、全部质量指标的优化，创造全面的优质。

4．时效原则。时效指公文有效的时问限度。时效原则的内涵是在公文处理中必须有高度的时间观念，应及时而适时地处置各种事务，维护公文在特定时间范围内的有效性，使其对公务活动产生更加充分的有利影响。

5．集中统一原则。其内涵是在公文处理活动中各级各类工作人员要接受集中统一的领导，要遵行统一的公文处理制度，一部分公文活动必须由公文处理的专门机构或人员统一进行。

6．党政分工原则。其内涵是在公文处理活动中，应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围，使其在各自的职责权利范围内专司其职、专司其责，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。

7．保密原则。其内涵是公文处理活动中，应确立保密观念，严格执行保密规定，严格保守党和国家及团体的秘密。

8．简化原则。其内涵是在公文处理活动中，为使工作更有效率，更加优质，应在保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事务化繁为简。

⑹ 从现代公文处理的角度分析宋代公文制度的特点。

宋中、后期，在当时声势颇大的古文运动的影响下，有关文章及公文写作理论取得了较大的发展。在宋代大儒的各种文集中，有关文章及应用文写作的论述日趋理论化，已经从经验、感性的层面逐渐向理性的层面发展。与此同时，在写作理论的指导下，宋中、后期的公文逐渐形成了浅易平实、议论准洽、更加适用于政务需要等特点。

一

宋初结束了晚唐五代的分裂割据，恰如宋太祖赵匡胤《咏初月》所说： “一轮顷刻上天衢，逐退群星与残月。”人民获得了较为稳定的生存环境，而统治阶级又采用了较为缓和的统治策略，社会出现了短暂的繁荣景象。为了粉饰太平，宋初提倡诗赋。这样宋代的诗人便继承了晚唐、五代的风气，终至形成了以杨亿为代表的词藻华丽而内容空虚的西昆体。

随意拾掇一篇《代中书谢寒食赐御筵状》(杨亿， 《武夷新集》卷18)，即可知西昆体之浮艳、艰涩。其文如下：
右，臣今日中使至，奉传圣旨，就臣私第赐御筵者。火禁聿修，方遵于时令；宴私云洽，曲被于天慈。衡门供帐以生光，鼎食素餐而是惧。此盖皇帝陛下向明求理，逮下均恩，爰当出沐之辰，曲霈分甘之惠。大官先置，曷胜推食之仁；小人属厌，但极饮河之量。荷照临之所及，实循省以增荣。
此为答谢寒食节皇帝赐筵而作的客套之辞。全文拘于繁缛，堆砌辞藻，极尽精工靡丽，华而无实。

与此同时，对立的复古主义也正在发展。虽然自韩柳后，古文运动的高潮已低落，但其影响并未衰绝。五代时的牛希济指责当时“唯声病忌讳为切”(《文章论》)的文风。宋初，柳开、穆修更以继承韩柳古文传统为己任，反对当时流行的浮靡的文风。当时才华横溢、创作丰富的王禹偁也十分鄙夷唐末以来的浮艳文风，他认为“文自成通后，流行不复雅。因仍历五代，秉笔多艳冶。”(《五哀诗》)主张“句之易道，义之易晓”(《小畜集》卷一八，《再答张扶书》)。

宋中叶，古文运动的领袖是欧阳修，苏轼在《六一居士集序》中称文忠公为“今之韩愈”。他不但力行政治斗争、还倡导文风的革新。在中举之后，欧阳修就与尹洙等一起反对当时的风尚并提倡写作平实朴素的古文，并补缀校定了韩愈的文集以作标榜。此外，嘉祐二年，欧阳修在知贡举时，还通过科举来提倡平素的文风。在其影响下，产生了王安石、曾巩、苏洵、苏轼和苏辙等作家。他们共同推动了古文运动的蓬勃发展，以至于达到了“学者非韩不学”(欧阳修《记旧本韩文后》)的地步。促进了当时的文风由晦涩华靡向平易畅达的转变。

二

封建时代的文学大家多关心国计民生，他们在为文章时讲究强调“文以载道”合为事、为时而作，强调经世之用。宋代的文学大家也不例外。正如叶适所言： “为文不关世教，虽工何益?”(徐师曾， 《文体明辨·文章纲领·总论》)，真德秀也曾说： “文章以明义理切世用为主”(徐师曾， 《文体明辨·文章纲领·总论》)。他们开始并不以创作诗赋为要，而是致力于经世的文章，也就是从事公文性质的写作，以写诗作赋为消遣；只有当政治失意之后才余事咏诗作赋以寄失意情怀。

所以，文学大家的诗赋之风是其公文风格的反映。他们有关文体写作方面的论述也是对公文写作经验的总结与升华。

宋朝有关文章及公文写作的论述以较前代丰富，并且有较大发展。欧阳修所倡导的古文运动虽然继承了韩愈古文运动的精神和主张，但又有所前进。由于受宋初柳开、石介反对章句之徒的影响，欧阳修继续强调文章的内容重于形式。他在借助于儒家之“道”的旗帜，来反对内容浮薄的文章之外，他还有所前进。文忠公解释“言之无文，行而不远”时，说： “君子之所学也，言以载事而文以饰言，事信言文乃能见于后世。”(《代人上王枢密求先集序》)，他认为“道胜文者文不难而自至”(《答吴充秀才书》)，认为有“道”即有文：甚至他曾说： “勤一世以尽心于文字间者，皆可悲也”(《送徐无党南归序》)，直接否定“文”的独立价值。这就更加清晰、中肯地指出了内容与形式的关系，批驳了倪思的“文章以体制为先，精工次之；失其体制，虽浮声切响，抽黄对白，极其精工，不可谓之文矣。”(徐师曾， 《文体明辨·文章纲领·总沦》)以及其他众多文人抱守的重形式、轻内容，从而流于形式的错误观点。

欧阳修历任枢密副使、参知政事，在公文拟制的过程中，他不遗余力的力行自己的主张。文忠公公文传世闳富，其中尤以为皇帝代拟的诏、制、敕为多。针对仁宗朝民力匮乏、阶级矛盾日益激化的现状，文忠公受命拟制了《劝农敕》(《欧阳文忠公集》卷79)提出了厚农桑、严格吏治、宽舒民力。其文如下：
朕惟德之不明，而至于用武，久兴师旅，重困黎元。有闵民爱物之心，谁能副予意者；有信赏必罚之令，今将举而行之。朕言有条，其听无忽。夫农，天下之本也，凡为国者莫不务焉。要在节其用则易充，勉其力使不匮。今夫食者甚众而输者已殚，劝之不勤而取之仰足。使民尽更犹不给，而半为游惰之手；使岁常熟犹恐乏，而多罹水旱之凶。调敛不得已也，而吏之不仁者缘以诛求；赋役自有法也，而政之不明者重为烦费。农者有几，害者若兹，欲宽吾民，何可得也?既富而教，岂无术乎?体予兹怀，望尔良吏，自今在官有能兴水利、辟田荒、课农桑、增户口，凡有利农而弗扰者，有司具为赏格。当议旌酬。其或陂池不修，田野不辟，桑枣不植，户口流亡，慢政隳官，亦行降黜。夫言而不信，法弛于宽，朕久患之，方思革弊。而毋犹习旧态，慢我新书。此匪虚名，必期责实。凡为条约，告尔既明，赏吾不欺，罚尔无悔。
全文骈散兼行，结构严谨，不饰典故。而情理自明。在《相度并县牒》、 《相度铜利牒》(《欧阳文忠公集》卷115)等公文中，都可见文忠公以内容为重的特点。

在欧阳修的影响下，王安石也致力于变革当时的文风。他认为“且所谓文者。务为有补于世而已矣”(《临川先生文集》卷77， 《上人书》)。他强调文学应为社会服务，而形式之美只能从属于此；形式的最终使命，是促进文学服务社会目的更好的得以实现。王安石也正是如此实践的。他的《上仁宗皇帝事书》、 《答司谏议书》以及《本朝百年无事劁子》等，历来为学者所咏颂。它们具有强烈的现实作用，并且结构严谨，说理透彻，语言朴素简洁，历来被称为宋代典范之公文。

王安石曾任宰相，其传诸后世的公文中也多为皇帝拟制的表、制，以及用于上奏皇上的状、札等。在《乞改科条制割子》(《临川先生文集》卷42)中，介甫针对北宋中期的形势、朝政的不当，特别是人材选拔所存在的弊病，提出要改革科举制度。其文日：
伏以古之取士，皆本于学校，故道德一于上，而习俗成于下，其人材皆足以有为于世。自先王之泽竭，教养之法无所本，士虽有美材而无学校师友以成就之，议者之所患也。今欲追复古制以革其弊，则患于无渐。宜先除去声病对偶之文，使学者得以专意经义，以俟朝廷兴建学校，然后讲求三代所以教育选举之法，施于天下，庶几可复矣。所对明经科欲行废罢，并诸科元额内解明经人数添解进士，及更俟一次科场，不许新应诸科人投下文字，渐令改习进士。仍于京东、陕西、河东、河北、京西五路先置学官，使之教导。于南省所添进士奏名，仍具别作一项，止取上件京东等五路应举人并府监诸路曾应诸科改应进士人数，所贵合格者多，可以诱进诸科乡习进士科业。如允所奏，乞降敕命施行。
在札子中，他先提出了改革科举条制的原因，即“虽有美材而无学校师友以成就之”，而后提出了具体的实施办法。全文说理畅达，言辞中肯，不可更易，并且使公文提出问题、解决问题的功用与长处得以淋漓尽致的发挥。

苏轼的文章观同样体现了宋代古文运动文从字顺、自然平易的要求。苏轼曾直斥宋之浮靡文风日： “近世文章华丽，无如杨亿。使亿尚在，则忠清鲠亮之士也。”(《宋史》卷一百八)他曾多次论及“文”与“言”的关系，认为：“意尽而言止，天下之至言也”(吴讷，《文章辨体·诸儒总论作文法》)； “常行于所当行，常止于所不可不止”则“文理自然，姿态横生”(《经进东坡文集事略》卷46， 《答谢民师书》)；在《答王痒书》中他也曾说：“辞至于达，足矣，不可以有加矣”。他说自己的文章“长于议论而欠弘丽”(张戒《岁寒堂诗话》卷上)。其实，因宋代理学兴盛，讲学明理已成为他们的主要事务。而说理贵在浅易，所以，宋代的文章欠弘丽长议论不足为怪。

苏轼曾通判杭州，又曾知密州、徐州，并曾为哲宗翰林学士、侍读、龙图阁学士等，在任职的过程中，同样形成了大量的公文。其《其擢用林豫割子》(《全宋文》卷1881)文如下：
……臣窃谓才难之病，古今所同。朝廷每欲治财赋，除盗贼，干边鄙，兴利除害，常有临事乏人之叹。古人有言： “宽则宠名誉之人，急则用介胄之士。”所用非所养，所养非所用。此古今之通患也。臣伏见承议郎监东排岸司林豫，自为布衣，已有齐节，及其从事，所至有声。其在涟水，屏除群盗，尤著方略。其人勇于立事，常有为国捐躯之意。试之盘错之地，必显利器。伏望圣慈特与量材擢用。若后不如所举，臣等甘伏朝典。取进止。东坡洞悉历史，为人正直不阿，勇于直言。为了荐举人材，他先指出了历代用人之弊——“所用非所养，所养非所用。”而后则言明请求擢用林豫的原因。全文析理透辟，论证严密，情理交融，雄辩滔滔，不容质疑。

随着古文运动的深入，公文拟制的风格也出现了明显的变化。 《宋朝诸臣奏议》为南宋赵汝愚及其僚友所厘定编成，窥斑见豹，从诸臣的奏议中可见其时之公文特点。《宋朝诸臣奏议》中，同属天道门灾异类的奏议，在元丰前后的文风已频为不同。其《天道门·灾异一》共有八篇奏议。是为太宗、真宗、仁宗三朝田锡、赵普、王禹称等人所作。其文中事多铺陈、词多艰涩、语多华丽，惟有田锡《上太宗应诏论火灾》、王禹称之《上真宗论黄州虎斗鸡鸣冬雷之异》稍为平实。而《天道门·灾异八》有文十一，是为哲宗、徽宗朝之奏议。是时之章，已出现文切实用、短小，行文浅易等特征，当然其中亦仍有梁焘《上哲宗论日食》、范祖禹之《上哲宗论畏天》等几篇较为华丽，但已较元丰前之文风多有改观。
由是，在声势浩大的古文运动的影响下，文人学士无论在咏诗作赋或是写作公文时，大都抛弃了宋初的华丽空洞，以致形成了宋中、后期文从字顺、自然平实的文风。

三

文学始终不是封闭的事业。文学大家们大都经历了学而优则仕，任职官府，从而成为文书高手的过程。其文章之风代表了他们的公文特色，他们所作公文的风格特点也是他们文风的组成部分。一个朝代的文书语言风格对应于其时的文风，宋朝的文书特点也就带上了长于议论、晓畅透彻、议论准洽等特点。

但同时，由于宋代以“明理”为重，为了将一件事情讲得周全、完备，常不惜笔墨、不厌其详，这就使宋代公文语言失于烦琐、冗长。

由于宋代一批文章大家欧阳修、王安石、苏东坡等承继唐代古文运动，反对四六文体骈俪之风，很大程度上也影响了公文拟制的语体。虽然还未完全打破四六文的统治地位，甚至欧、王等文学大师在撰写公文时，也还用过曾经流行的四六文。但是，长于议论、不重典实、遣词平易已经成为宋代公文的特点，扭转了前朝公文的华丽、艰涩，使公文的面貌发生了较大变化，更加适应于政府事务快捷、准确的需要，促使了公文向健康、适用方面的发展。