公文管理制服度

⑴ 公文考核的標准

行政機關可以參照國家行政機關公文格式（國務院辦公廳秘書局編二000年十一月）

國家行政機關公文格式

國務院辦公廳秘書局編

二000年十一月

1 范圍

本范圍規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列和標識規則。

本標准適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標准按有關規定執行。

2 引用標准

下列標准所包含的條文，通過在本標准中引用而構成為本標準的條文。本標准出版時，所示版本均為有效。所有標准都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標准最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

3 定義

本標准採用下列定義。

3．1 字 word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。

3．2 行 line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標准以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標准以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。

4 公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。

5 公文用紙幅面及版面尺寸

5．1 公文用紙幅面尺寸

公文用紙張採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

5．2 公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm±1mm

版心尺寸為：156 mm×225mm（不含頁碼）
6 公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

7 排版規格與印裝要求

7.1 排版規格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2 製版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標准，版心不斜，誤差不超過1mm。

7.3 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；後脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

8 公文中各要素標識規則

本標准將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數序號

公文份數序號號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序

編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1號。

8.1.2 秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用」★」隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

8． 1。4 發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱後加」文件」組成；對一些特定

的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識（見圖三）。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22 mm×15mm(高×寬)。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

⑵ 管理辦法的公文格式範文

不知道你要什麼公文。

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章「公文種類」共確定了「命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要」共13類、14個文種。
下面就各個文種作一介紹。
一、命令（令）
命令（令）：「適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員」。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發令機關、發布命令必須以法律和法令為依據。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據、頒布決定、執行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規文件的名稱；頒布根據，說明是經過什麼會議通過或由什麼領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有「現予頒布（公布、發布）」、「現予公布施行」等；執行要求，一般指公布的法規文件開始生效實施的時間要求。頒布令後面要附上所頒布的法規文件。
2．行政令。這是採取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執行要求（結語）。
命令緣由部分著重闡明發令原因，扼要寫明發令的背景、形勢和緣由，揭示發令的目的和意義，使受令方了解執行此令的重要性，增強執行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要採取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方一目瞭然，易於執行。
執行要求是命令事項的補充，對受令方提出要求和囑咐。有的令文執行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。
3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優秀事跡、性質和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優秀事跡部分是構成嘉獎令的依據和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模範事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什麼機構或什麼會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然後，要根據嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎者的勉勵和對大家的希望。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令並不常用，凡發令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模範人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能誇張渲染。
二、決定
決定：「適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項」。
決定是領導機關發出的，帶有制約、規范、指導作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關單位，極少有要求執行的具體意見，它的內容比較單純，主要是決定依據和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。
2．處分決定的寫法有所不同，應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質、根源、本人對錯誤的態度、處分內容等。
3．關於重大行動或重要事項的決定。這類決定用於安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經發出，震動較大。如：《國務院關於全面推進依法行政的決定》（國發〔1999〕23號）等。這類決定大都經過一定的會議討論通過。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統一認識，增強執行決定的自覺性。
三、公告
公告：「適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項」。公告可以分為三種類型。
第一類是向國內外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關名義或者授權新華社向國內外莊重宣布某一重大事項。如宣布國家領導人的選舉結果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關職能部門，按法定程序發布的，有的也因涉外工作的需要而發布。如按《商標法》規定的注冊商標公告，以及公布企業破產的公告，企業換證公告，質量監督公告等等。
第三類是向特定對象發布的公告。
公告內容單一，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發文機關、事由、文體組成；由發文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據、公告事項。結尾一般以「現予公告」、「特此公告」作結語。
四、通告
通告：「適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項」。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發布的企業許可證年審的通告等等。
通告的標題大體有三種：一是由發文機關、事由和文種三部分組成；二是只有發文機關和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規定或限制，成為告知對象行動的規范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據、規定事項和要求三部分內容構成。正文之後，習慣以「特此通告」、「此告」等詞語結尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規的性質，要明確「允許做什麼和不允許做什麼」。力求簡明易懂、有章可循、有規可依。二要體現方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
五、通知
通知：「適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員」。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執行或辦理的事項，它雖不同於命令，但也有一定的權威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉和轉發性通知，傳達、要求執行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發現一些地區和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。比如出現幾個「關於」或「通知的通知」等情況；二是轉發和批轉性通知的按語部分文字過多或態度不明確；三是要求執行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：
1．標題。一般由發文機關、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞「關於」再加事由和通知即可。如：《××省人民政府關於印發 1997年國民經濟和社會發展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標題中除引用法律法規和行政規章時可加書名號外，一般不加標點符號。在起草層層轉發的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。可以採取兩種辦法解決：一是對各個轉發通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的「通知」，貫穿全部內容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉發通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉發。如：關於轉發市計委「關於轉發省計委『關於轉發國家計委辦公廳《關於批轉（＜××日報＞）發行工作會議紀要的通知》的通知』的通知」，如果改寫為：××市計委關於轉發國家計委辦公廳批轉《××日報》發行工作會議紀要的通知，就簡明多了。
2．批轉和轉發性通知。這類通知是針對被批轉或轉發的公文而發的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉性或轉發性通知。正文包括兩個部分：轉發對象和批註意見。轉發對象要寫明被批轉、轉發的公文名稱及原發文單位。批註意見要寫明對所轉發公文的態度、意見和執行要求。批轉性通知的批語和轉發性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。有的照批照轉，只極為簡要地表明態度、作出評價、提出要求。如：「省經貿委《關於1998年經濟運行調控方案》已經省政府同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。」有的強調重點，在寫明態度、評價和要求之後，再結合實際情況，對所轉發公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。有的補充完善，對所轉發的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉發、批轉文件內容重復。
3．要求執行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據的法律、法規、政策。
4．要根據轉發公文的不同情況，恰當使用習慣用語。如表態的「同意」、「原則同意」、「基本同意」等詞語；提出要求希望的「希遵照辦理」、「請認真貫徹執行」、「請研究執行」、「請參照執行」、「供參考」、「請研究試行」等詞語。
5．任免通知。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般採用「通知」。任免通知正文只寫明經某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報
通報：「適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況」。
通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
（一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進事跡是這類通報的主要內容。在直述式通報中，這部分內容直接在通報中敘述，寫得詳細些。在轉述式通報中，這部分內容已出現在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意誇大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義。
表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。」
（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重於分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。
七、議案
議案：「適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項」。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什麼時間、什麼會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。
八、報告
報告：「適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問」。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用於匯報工作進程、總結工作經驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今後意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數分項寫，或列出小標題來寫。
根據需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統、一個部門的全面工作。
專題性的工作報告強調專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告。它可分為總結經驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，後一類通常是就落實、開展、加強、發展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結束後才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復、批轉。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解後，向上級作出的報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據情況採取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。
3．答復報告。這是答復上級機關的查詢、提問或匯報執行上級機關某項指示、意見的結果的報告。正文包括答復依據、答復事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據，後答復；有的邊寫依據，邊答復。
九、請示
請示：「適用於向上級機關請求指示、批准」。請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規、規章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發需要對某項規定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關解決本單位的某些困難，或對本單位的某個問題提出處理意見請求上級批復而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關部門照辦，而需要請求上級審定後批轉有關方面執行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結尾三部分組成。結尾常以請求語作結，習慣用的有「以上意見是否妥當，請批示」、「妥否？請指示」、「當否？請批復」、「以上意見如可行（或如無不妥），請批轉有關單位執行」等。撰寫請示應注意：
第一，要控制使用，當用才用。必須辦理而在自己職權范圍內又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。
第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應同時抄送直接的上級機關。如果一項請示涉及不止一個上級機關，應當以主管此項請示的上級機關為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。
第四，它的格式也包括標題。正文和結尾，它的標題一定要寫明事由，不能光寫「請示」，以提請上級機關注意，及時處理。
十、批復
批復：「適用於答復下級機關的請示事項」。
批復具有針對性、權威性、鮮明性。它是對某項具體工作發表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關於重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規作用。批復中對答復的問題應態度鮮明，觀點明確，不能模稜兩可，使人無所適從。
批復的正文分為批復根據、批復事項兩部分。
批復根據，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標題，都是一句話就可以說清楚的。
批復事項是主要部分，要針對請示的內容，給予明確答復或具體指示。有些批復，不是簡單地就請示事項表明態度，還應根據需要給予具體指示。
批復如果不同意下級的請示，則應簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應安排。
撰寫批復時應注意：
第一，批復要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復非所求，節外生枝。有時以有關法規、文件精神為依據答復問題時，應寫明引據出處，以備執行中查考。
第二，批復內容若涉及其他部門，起草批復時應同有關部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復一定要有明確的受文單位。有的在標題中就標明了受文單位。正文結尾可寫上「特此批復」、「此復」，也可以不寫。
十一、意見
意見：「適用於對重要問題提出見解和處理辦法。」
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用於對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用於向上級機關報請批轉或轉發有關事項。作為下行文，可用於領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可採用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發文機關、事由和文種組成。
十二、函
函：「適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批准和答復審批事項」。
函的應用范圍比較廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯系，都可使用。
較為正規的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標題、編號和受文單位。標題可由發函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模稜兩可，不著邊際。
結尾包括結束語及署名、日期。結束語如去函的「為要」、「為盼」、「為感」、「為荷」，復函的「特此復函」、「此復」等。也可不寫結束語，正文寫完即結束。
撰寫函件應注意：
第一，要寫的內容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。語氣應力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當使用習慣用語。
十三、會議紀要
會議紀要：「適用於記載、傳達會議情況和議定事項」。
根據會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。
辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。如：關於減輕農民負擔問題的會議紀要。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。如：××省人民政府省長辦公會議紀要、××省人民政府常務會議紀要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之後）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農業問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。辦公會議紀要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要採取的措施和要求等。
若只有一個議題，常採用貫通式的縱式結構，不分條款。專題會議紀要也可採用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先後順序安排組織材料。
撰寫會議紀要應注意：
第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀要常用第三人稱進行敘述，如「會議認為」、「會議強調」、「會議指出」、「會議號召」、「會議決定」之類。
第三，會議紀要必須全面准確地反映會議情況和基本精神，其內容必須真實、准確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。

⑶ 公司文件管理制度怎麼寫

檔案管理規定
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔
案的及時歸檔和妥善保管，特製定本規定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，
各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照
本制度的規定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負
責收集保管本系統或部門的檔案資料並督促其及時歸檔。名單報檔案室備
案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的
檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。
第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門
收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等
公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員
辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統、部門檔案員的職責：
（一） 了解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，並向檔案員辦好交接簽收手續。
（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用文件資料登記手續。
第二節 歸檔范圍
第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典
型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計
劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工
作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關於員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像
等。
第十八條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。
第三節 平時歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔
案員集中統一保管。
第二十一條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷
使用的「案卷類目」。「案卷類目」的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊
全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照「案卷類目」條款，放入平時保
存文件卷夾內「對號入座」，並在文件處理登記薄上註明。
第四節 立卷
第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機
聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與
批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得
分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文
有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復
文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一
年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在
會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。
第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列
在一起，即批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿
在後；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系並
進行系統的排列。
第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說
明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按
裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制並與原件一並立卷，案卷應用三
孔一線封底打活結的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考
表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。

注意：如果公司還有音像製品或錄像等的文件，還要寫在制度里。

⑷ 《國家行政機關公文處理辦法》中規定，行政公文的種類共有（ ）種

國家行政機關公文最新版本有15種，分別是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要，比2000年8月的版本多了決議和公報兩個文種。

行政公文主要有以下特點：

1、有法定作者制發。法定作者指依法成立並能以自己名義享有權利承擔義務的社會組織及其領導人。

2、具有法定的權威性和現行效用。法定權威性是指公文在法定時間和空間范圍內能夠對受文者的行為產生一定程度的強制性影響。現行校用指公文在其內容所針對的現行公務活動中直接發揮實際效力具有依據和憑證功能。

3、公文具有規范的體式和特定的處理程序。公文的規范體式是指公文的文體和格式必須符合國家的統一規定。收文和發文均有一定的處理程序各環節皆有順序性和規范性不得自行其是。

(4)公文管理制服度擴展閱讀：

主體部分：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。2、主送機關。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。

（四）結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如「特此函詢（）」、「請即復函」、「特此函告」、「特此函復」等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用「此致」、「敬禮」。

（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。 署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；並加蓋公章。

XXX關於XXX的函（2號小標宋體） 主送機關：（標題下一行頂格，3號仿宋） X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字） 特此函達，懇請批復。（結語靈活變動） 附件：1.X X X(正文下一行右空兩字) 2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中） 成文日期（右空四字用阿拉伯數字）。

⑸ 公文處理的基本原則是什麼

1．法制原則。其內涵是通過法律、法規、規章和制度對公文處理活加以調整和規范，將處理方法手段、程序手續、行為准則與方式法規化、制度化。

2．實事求是原則。其內涵是一切從實際出發，解決實際問題，如實反映情況，使判斷合乎實際，方法措施切實可行。

3．全面質量原則。其內涵是在公文處理活動中必須追求其全部構成因素、全部過程、全部質量指標的優化，創造全面的優質。

4．時效原則。時效指公文有效的時問限度。時效原則的內涵是在公文處理中必須有高度的時間觀念，應及時而適時地處置各種事務，維護公文在特定時間范圍內的有效性，使其對公務活動產生更加充分的有利影響。

5．集中統一原則。其內涵是在公文處理活動中各級各類工作人員要接受集中統一的領導，要遵行統一的公文處理制度，一部分公文活動必須由公文處理的專門機構或人員統一進行。

6．黨政分工原則。其內涵是在公文處理活動中，應明確執政黨的組織與行政機構的不同責任范圍，使其在各自的職責權利范圍內專司其職、專司其責，以保證工作的有效進行，從實質上強化作為執政黨的中國共產黨的領導地位和領導作用。

7．保密原則。其內涵是公文處理活動中，應確立保密觀念，嚴格執行保密規定，嚴格保守黨和國家及團體的秘密。

8．簡化原則。其內涵是在公文處理活動中，為使工作更有效率，更加優質，應在保證其具有相同功能的前提下，以各種方式對有關事務化繁為簡。

⑹ 從現代公文處理的角度分析宋代公文制度的特點。

宋中、後期，在當時聲勢頗大的古文運動的影響下，有關文章及公文寫作理論取得了較大的發展。在宋代大儒的各種文集中，有關文章及應用文寫作的論述日趨理論化，已經從經驗、感性的層面逐漸向理性的層面發展。與此同時，在寫作理論的指導下，宋中、後期的公文逐漸形成了淺易平實、議論准洽、更加適用於政務需要等特點。

一

宋初結束了晚唐五代的分裂割據，恰如宋太祖趙匡胤《詠初月》所說： 「一輪頃刻上天衢，逐退群星與殘月。」人民獲得了較為穩定的生存環境，而統治階級又採用了較為緩和的統治策略，社會出現了短暫的繁榮景象。為了粉飾太平，宋初提倡詩賦。這樣宋代的詩人便繼承了晚唐、五代的風氣，終至形成了以楊億為代表的詞藻華麗而內容空虛的西昆體。

隨意拾掇一篇《代中書謝寒食賜御筵狀》(楊億， 《武夷新集》卷18)，即可知西昆體之浮艷、艱澀。其文如下：
右，臣今日中使至，奉傳聖旨，就臣私第賜御筵者。火禁聿修，方遵於時令；宴私雲洽，曲被於天慈。衡門供帳以生光，鼎食素餐而是懼。此蓋皇帝陛下向明求理，逮下均恩，爰當出沐之辰，曲霈分甘之惠。大官先置，曷勝推食之仁；小人屬厭，但極飲河之量。荷照臨之所及，實循省以增榮。
此為答謝寒食節皇帝賜筵而作的客套之辭。全文拘於繁縟，堆砌辭藻，極盡精工靡麗，華而無實。

與此同時，對立的復古主義也正在發展。雖然自韓柳後，古文運動的高潮已低落，但其影響並未衰絕。五代時的牛希濟指責當時「唯聲病忌諱為切」(《文章論》)的文風。宋初，柳開、穆修更以繼承韓柳古文傳統為己任，反對當時流行的浮靡的文風。當時才華橫溢、創作豐富的王禹偁也十分鄙夷唐末以來的浮艷文風，他認為「文自成通後，流行不復雅。因仍歷五代，秉筆多艷冶。」(《五哀詩》)主張「句之易道，義之易曉」(《小畜集》卷一八，《再答張扶書》)。

宋中葉，古文運動的領袖是歐陽修，蘇軾在《六一居士集序》中稱文忠公為「今之韓愈」。他不但力行政治斗爭、還倡導文風的革新。在中舉之後，歐陽修就與尹洙等一起反對當時的風尚並提倡寫作平實樸素的古文，並補綴校定了韓愈的文集以作標榜。此外，嘉祐二年，歐陽修在知貢舉時，還通過科舉來提倡平素的文風。在其影響下，產生了王安石、曾鞏、蘇洵、蘇軾和蘇轍等作家。他們共同推動了古文運動的蓬勃發展，以至於達到了「學者非韓不學」(歐陽修《記舊本韓文後》)的地步。促進了當時的文風由晦澀華靡向平易暢達的轉變。

二

封建時代的文學大家多關心國計民生，他們在為文章時講究強調「文以載道」合為事、為時而作，強調經世之用。宋代的文學大家也不例外。正如葉適所言： 「為文不關世教，雖工何益?」(徐師曾， 《文體明辨·文章綱領·總論》)，真德秀也曾說： 「文章以明義理切世用為主」(徐師曾， 《文體明辨·文章綱領·總論》)。他們開始並不以創作詩賦為要，而是致力於經世的文章，也就是從事公文性質的寫作，以寫詩作賦為消遣；只有當政治失意之後才餘事詠詩作賦以寄失意情懷。

所以，文學大家的詩賦之風是其公文風格的反映。他們有關文體寫作方面的論述也是對公文寫作經驗的總結與升華。

宋朝有關文章及公文寫作的論述以較前代豐富，並且有較大發展。歐陽修所倡導的古文運動雖然繼承了韓愈古文運動的精神和主張，但又有所前進。由於受宋初柳開、石介反對章句之徒的影響，歐陽修繼續強調文章的內容重於形式。他在藉助於儒家之「道」的旗幟，來反對內容浮薄的文章之外，他還有所前進。文忠公解釋「言之無文，行而不遠」時，說： 「君子之所學也，言以載事而文以飾言，事信言文乃能見於後世。」(《代人上王樞密求先集序》)，他認為「道勝文者文不難而自至」(《答吳充秀才書》)，認為有「道」即有文：甚至他曾說： 「勤一世以盡心於文字間者，皆可悲也」(《送徐無黨南歸序》)，直接否定「文」的獨立價值。這就更加清晰、中肯地指出了內容與形式的關系，批駁了倪思的「文章以體制為先，精工次之；失其體制，雖浮聲切響，抽黃對白，極其精工，不可謂之文矣。」(徐師曾， 《文體明辨·文章綱領·總淪》)以及其他眾多文人抱守的重形式、輕內容，從而流於形式的錯誤觀點。

歐陽修歷任樞密副使、參知政事，在公文擬制的過程中，他不遺餘力的力行自己的主張。文忠公公文傳世閎富，其中尤以為皇帝代擬的詔、制、敕為多。針對仁宗朝民力匱乏、階級矛盾日益激化的現狀，文忠公受命擬制了《勸農敕》(《歐陽文忠公集》卷79)提出了厚農桑、嚴格吏治、寬舒民力。其文如下：
朕惟德之不明，而至於用武，久興師旅，重困黎元。有閔民愛物之心，誰能副予意者；有信賞必罰之令，今將舉而行之。朕言有條，其聽無忽。夫農，天下之本也，凡為國者莫不務焉。要在節其用則易充，勉其力使不匱。今夫食者甚眾而輸者已殫，勸之不勤而取之仰足。使民盡更猶不給，而半為游惰之手；使歲常熟猶恐乏，而多罹水旱之凶。調斂不得已也，而吏之不仁者緣以誅求；賦役自有法也，而政之不明者重為煩費。農者有幾，害者若茲，欲寬吾民，何可得也?既富而教，豈無術乎?體予茲懷，望爾良吏，自今在官有能興水利、闢田荒、課農桑、增戶口，凡有利農而弗擾者，有司具為賞格。當議旌酬。其或陂池不修，田野不辟，桑棗不植，戶口流亡，慢政隳官，亦行降黜。夫言而不信，法弛於寬，朕久患之，方思革弊。而毋猶習舊態，慢我新書。此匪虛名，必期責實。凡為條約，告爾既明，賞吾不欺，罰爾無悔。
全文駢散兼行，結構嚴謹，不飾典故。而情理自明。在《相度並縣牒》、 《相度銅利牒》(《歐陽文忠公集》卷115)等公文中，都可見文忠公以內容為重的特點。

在歐陽修的影響下，王安石也致力於變革當時的文風。他認為「且所謂文者。務為有補於世而已矣」(《臨川先生文集》卷77， 《上人書》)。他強調文學應為社會服務，而形式之美只能從屬於此；形式的最終使命，是促進文學服務社會目的更好的得以實現。王安石也正是如此實踐的。他的《上仁宗皇帝事書》、 《答司諫議書》以及《本朝百年無事劁子》等，歷來為學者所詠頌。它們具有強烈的現實作用，並且結構嚴謹，說理透徹，語言樸素簡潔，歷來被稱為宋代典範之公文。

王安石曾任宰相，其傳諸後世的公文中也多為皇帝擬制的表、制，以及用於上奏皇上的狀、札等。在《乞改科條制割子》(《臨川先生文集》卷42)中，介甫針對北宋中期的形勢、朝政的不當，特別是人材選拔所存在的弊病，提出要改革科舉制度。其文日：
伏以古之取士，皆本於學校，故道德一於上，而習俗成於下，其人材皆足以有為於世。自先王之澤竭，教養之法無所本，士雖有美材而無學校師友以成就之，議者之所患也。今欲追復古制以革其弊，則患於無漸。宜先除去聲病對偶之文，使學者得以專意經義，以俟朝廷興建學校，然後講求三代所以教育選舉之法，施於天下，庶幾可復矣。所對明經科欲行廢罷，並諸科元額內解明經人數添解進士，及更俟一次科場，不許新應諸科人投下文字，漸令改習進士。仍於京東、陝西、河東、河北、京西五路先置學官，使之教導。於南省所添進士奏名，仍具別作一項，止取上件京東等五路應舉人並府監諸路曾應諸科改應進士人數，所貴合格者多，可以誘進諸科鄉習進士科業。如允所奏，乞降敕命施行。
在札子中，他先提出了改革科舉條制的原因，即「雖有美材而無學校師友以成就之」，而後提出了具體的實施辦法。全文說理暢達，言辭中肯，不可更易，並且使公文提出問題、解決問題的功用與長處得以淋漓盡致的發揮。

蘇軾的文章觀同樣體現了宋代古文運動文從字順、自然平易的要求。蘇軾曾直斥宋之浮靡文風日： 「近世文章華麗，無如楊億。使億尚在，則忠清鯁亮之士也。」(《宋史》卷一百八)他曾多次論及「文」與「言」的關系，認為：「意盡而言止，天下之至言也」(吳訥，《文章辨體·諸儒總論作文法》)； 「常行於所當行，常止於所不可不止」則「文理自然，姿態橫生」(《經進東坡文集事略》卷46， 《答謝民師書》)；在《答王癢書》中他也曾說：「辭至於達，足矣，不可以有加矣」。他說自己的文章「長於議論而欠弘麗」(張戒《歲寒堂詩話》卷上)。其實，因宋代理學興盛，講學明理已成為他們的主要事務。而說理貴在淺易，所以，宋代的文章欠弘麗長議論不足為怪。

蘇軾曾通判杭州，又曾知密州、徐州，並曾為哲宗翰林學士、侍讀、龍圖閣學士等，在任職的過程中，同樣形成了大量的公文。其《其擢用林豫割子》(《全宋文》卷1881)文如下：
……臣竊謂才難之病，古今所同。朝廷每欲治財賦，除盜賊，干邊鄙，興利除害，常有臨事乏人之嘆。古人有言： 「寬則寵名譽之人，急則用介胄之士。」所用非所養，所養非所用。此古今之通患也。臣伏見承議郎監東排岸司林豫，自為布衣，已有齊節，及其從事，所至有聲。其在漣水，屏除群盜，尤著方略。其人勇於立事，常有為國捐軀之意。試之盤錯之地，必顯利器。伏望聖慈特與量材擢用。若後不如所舉，臣等甘伏朝典。取進止。東坡洞悉歷史，為人正直不阿，勇於直言。為了薦舉人材，他先指出了歷代用人之弊——「所用非所養，所養非所用。」而後則言明請求擢用林豫的原因。全文析理透闢，論證嚴密，情理交融，雄辯滔滔，不容質疑。

隨著古文運動的深入，公文擬制的風格也出現了明顯的變化。 《宋朝諸臣奏議》為南宋趙汝愚及其僚友所釐定編成，窺斑見豹，從諸臣的奏議中可見其時之公文特點。《宋朝諸臣奏議》中，同屬天道門災異類的奏議，在元豐前後的文風已頻為不同。其《天道門·災異一》共有八篇奏議。是為太宗、真宗、仁宗三朝田錫、趙普、王禹稱等人所作。其文中事多鋪陳、詞多艱澀、語多華麗，惟有田錫《上太宗應詔論火災》、王禹稱之《上真宗論黃州虎鬥雞鳴冬雷之異》稍為平實。而《天道門·災異八》有文十一，是為哲宗、徽宗朝之奏議。是時之章，已出現文切實用、短小，行文淺易等特徵，當然其中亦仍有梁燾《上哲宗論日食》、范祖禹之《上哲宗論畏天》等幾篇較為華麗，但已較元豐前之文風多有改觀。
由是，在聲勢浩大的古文運動的影響下，文人學士無論在詠詩作賦或是寫作公文時，大都拋棄了宋初的華麗空洞，以致形成了宋中、後期文從字順、自然平實的文風。

三

文學始終不是封閉的事業。文學大家們大都經歷了學而優則仕，任職官府，從而成為文書高手的過程。其文章之風代表了他們的公文特色，他們所作公文的風格特點也是他們文風的組成部分。一個朝代的文書語言風格對應於其時的文風，宋朝的文書特點也就帶上了長於議論、曉暢透徹、議論准洽等特點。

但同時，由於宋代以「明理」為重，為了將一件事情講得周全、完備，常不惜筆墨、不厭其詳，這就使宋代公文語言失於煩瑣、冗長。

由於宋代一批文章大家歐陽修、王安石、蘇東坡等承繼唐代古文運動，反對四六文體駢儷之風，很大程度上也影響了公文擬制的語體。雖然還未完全打破四六文的統治地位，甚至歐、王等文學大師在撰寫公文時，也還用過曾經流行的四六文。但是，長於議論、不重典實、遣詞平易已經成為宋代公文的特點，扭轉了前朝公文的華麗、艱澀，使公文的面貌發生了較大變化，更加適應於政府事務快捷、准確的需要，促使了公文向健康、適用方面的發展。